Apa Itu Sistem? Inilah Pengertian, Unsur, Ciri-Ciri, Jenis, dan Contohnya
Secara umum, istilah sistem merujuk pada sekumpulan bagian yang saling terkait dan membentuk suatu kesatuan. Dalam sebuah sistem terdapat struktur yang menunjukkan bagian-bagiannya serta proses yang menjelaskan bagaimana bagian tersebut bekerja untuk mencapai tujuan.
Dengan kata lain, untuk memahami sistem, kita tidak cukup hanya bertanya "apa saja komponennya?" Pertanyaan yang lebih penting adalah "bagaimana komponen tersebut saling bekerja?"
Dari Mana Istilah Sistem Berasal?
Kata sistem secara umum dikaitkan dengan istilah systema dari bahasa Yunani yang bermakna himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan dan membentuk suatu keseluruhan.
Konsep tersebut kemudian digunakan dalam berbagai bidang, mulai dari ilmu pengetahuan, kesehatan, teknologi, pemerintahan, bisnis, hingga kehidupan sehari-hari.
Karena digunakan di banyak bidang, pengertian sistem dapat memiliki konteks yang berbeda. Namun, terdapat benang merah yang sama, yaitu adanya bagian-bagian, hubungan, proses, dan tujuan.
Mengutip Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi (2001), konsep sistem dapat dipahami melalui keberadaan unsur-unsur yang bekerja secara terpadu untuk mencapai tujuan tertentu.
Bagaimana Cara Kerja Sistem?
Cara paling sederhana untuk memahami sistem adalah melihat hubungan:
Input → Proses → Output → Feedback
Input merupakan sesuatu yang masuk ke dalam sistem. Input kemudian diproses oleh komponen atau mekanisme tertentu sehingga menghasilkan output.
Output selanjutnya dapat memberikan informasi mengenai apakah sistem sudah berjalan sesuai tujuan. Informasi tersebut menjadi feedback atau umpan balik yang dapat digunakan untuk memperbaiki input maupun proses.
Misalnya, sebuah kedai kopi menerima pesanan pelanggan.
Input:
biji kopi;
air;
pesanan pelanggan;
tenaga barista;
peralatan.
Proses:
menerima pesanan;
menggiling kopi;
menyeduh;
menyajikan minuman.
Output:
minuman yang dipesan;
pelayanan;
pendapatan.
Setelah itu, pelanggan memberikan rating atau menyampaikan keluhan. Informasi tersebut menjadi feedback bagi kedai untuk memperbaiki rasa, pelayanan, waktu penyajian, atau menu.
Dari contoh tersebut terlihat bahwa sistem tidak berhenti ketika menghasilkan output. Sistem yang berjalan dengan baik juga membutuhkan mekanisme untuk mengevaluasi hasil dan melakukan penyesuaian.
Baca Juga: Apa Itu Validasi? Inilah Pengertian, Jenis, Manfaat, dan Contohnya
Baca Juga: Apa Itu Gerhana Matahari Total? Ini Pengertian dan Proses Terjadinya
Apa Saja Unsur-Unsur Sistem?
Sebuah sistem dapat memiliki sejumlah elemen yang saling berkaitan. Beberapa unsur utama yang membentuk sistem adalah sebagai berikut.
1. Tujuan
Setiap sistem memiliki tujuan yang ingin dicapai. Tujuan memberikan arah bagi seluruh aktivitas di dalam sistem.
Sistem pernapasan manusia, misalnya, memiliki fungsi menyediakan oksigen bagi tubuh sekaligus membantu mengeluarkan karbon dioksida.
Tanpa tujuan, hubungan antarkomponen menjadi tidak terarah karena tidak ada hasil yang ingin dicapai.
2. Input
Input adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan kemudian diproses.
Input dapat berupa benda fisik, energi, data, informasi, tenaga manusia, maupun sumber daya lainnya.
Dalam sistem informasi, misalnya, input dapat berupa data yang dimasukkan pengguna. Dalam restoran, input dapat berupa bahan makanan dan pesanan pelanggan.
3. Proses
Proses merupakan aktivitas yang mengubah input menjadi output.
Inilah bagian yang menjelaskan bagaimana sistem bekerja. Proses dapat berupa pengolahan, pengambilan keputusan, produksi, pelayanan, maupun transformasi lainnya.
4. Output
Output merupakan hasil dari proses yang dilakukan sistem.
Output dapat berupa produk, informasi, layanan, keputusan, maupun hasil lain yang diharapkan.
Namun, sistem juga dapat menghasilkan output yang tidak diinginkan, seperti limbah atau residu.
5. Batas
Batas atau boundary merupakan pemisah antara sistem dengan lingkungan di luar sistem.
Batas membantu menentukan ruang lingkup sebuah sistem. Misalnya, dalam sebuah toko, sistem operasional dapat mencakup aktivitas pembelian, penyimpanan, penjualan, dan pencatatan transaksi.
6. Mekanisme Pengendalian
Sistem membutuhkan mekanisme pengendalian agar proses berjalan sesuai tujuan.
Kontrol dapat berupa aturan, prosedur, standar kerja, pengawasan, atau teknologi yang digunakan untuk menjaga sistem tetap berada pada jalurnya.
7. Feedback atau Umpan Balik
Feedback adalah informasi mengenai hasil sistem yang digunakan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan.
Dalam bisnis, feedback dapat berasal dari pelanggan. Dalam sistem pendidikan, feedback dapat berupa hasil ujian atau evaluasi pembelajaran.
8. Lingkungan
Lingkungan adalah segala sesuatu yang berada di luar sistem tetapi dapat memengaruhi operasionalnya.
Bagi sebuah bisnis, lingkungan dapat berupa pelanggan, pesaing, kondisi ekonomi, teknologi, regulasi, dan perubahan tren.
Karena itu, sistem tidak pernah benar-benar berdiri sendiri.
9. Residu atau Sampah Sistem
Selain menghasilkan output yang berguna, sistem dapat menghasilkan residu.
Dalam perspektif sistem, residu tidak selalu berarti sesuatu yang sama sekali tidak bernilai. Sisa dari satu sistem dapat menjadi input bagi sistem lain setelah melalui pengolahan yang tepat.
Contohnya adalah limbah organik yang dapat diolah menjadi kompos untuk mendukung sistem pertanian.
Apa Saja Ciri-Ciri Sistem?
Sebuah kesatuan dapat disebut sistem apabila memiliki karakteristik tertentu. Ciri-ciri sistem antara lain:
memiliki komponen atau elemen;
komponen saling berhubungan;
terdapat interaksi antarelemen;
memiliki tujuan;
mempunyai struktur;
memiliki proses kerja;
mempunyai input dan output;
memiliki batas;
berada dalam suatu lingkungan;
mempunyai mekanisme kontrol;
dapat menerima feedback;
mempunyai kapasitas tertentu;
dapat memiliki subsistem;
mampu menyesuaikan diri terhadap perubahan lingkungan.
Hal penting dari daftar tersebut adalah hubungan antarkomponen. Sekumpulan benda tidak otomatis menjadi sistem hanya karena berada di tempat yang sama.
Sepuluh orang yang berada dalam satu ruangan, misalnya, belum tentu membentuk sistem. Namun, jika mereka memiliki peran, aturan, hubungan kerja, proses koordinasi, dan tujuan bersama, kumpulan tersebut dapat berfungsi sebagai suatu sistem organisasi.
Apa Hubungan Sistem dengan Subsistem?
Satu sistem dapat menjadi bagian dari sistem lain yang lebih besar. Bagian yang lebih kecil tersebut dapat disebut sebagai subsistem.
Contohnya adalah tubuh manusia.
Tubuh manusia memiliki berbagai sistem organ, seperti sistem pernapasan, sistem pencernaan, sistem peredaran darah, dan sistem pertahanan tubuh.
Sistem pernapasan sendiri terdiri dari berbagai bagian seperti hidung, saluran pernapasan, paru-paru, pembuluh darah, dan darah. Artinya, sistem pernapasan merupakan suatu sistem sekaligus bagian dari sistem tubuh yang lebih besar.
Hubungan bertingkat ini menunjukkan bahwa suatu bagian dapat dilihat sebagai sistem atau subsistem tergantung dari sudut pandang yang digunakan.
Apa Contoh Sistem dalam Kehidupan Sehari-hari?
Konsep sistem sebenarnya sangat dekat dengan kehidupan manusia.
Sistem Pernapasan
Sistem pernapasan terdiri dari berbagai organ dan bagian yang bekerja bersama untuk mendukung pertukaran gas dalam tubuh.
Hidung, saluran pernapasan, paru-paru, darah, dan pembuluh darah tidak bekerja secara terpisah. Semuanya memiliki fungsi yang saling berkaitan.
Sistem Pencernaan
Lambung, usus, hati, pankreas, enzim, dan organ lainnya bekerja melalui proses yang berbeda untuk membantu tubuh mengolah makanan dan menyerap zat yang diperlukan.
Sistem Komputer
Komputer dapat dipahami sebagai sistem yang melibatkan perangkat keras, perangkat lunak, data, dan pengguna.
Komponen tersebut memiliki fungsi berbeda, tetapi saling berinteraksi untuk menghasilkan pemrosesan informasi.
Sistem Pemerintahan
Pemerintahan juga dapat dipandang sebagai sistem karena terdapat lembaga, aturan, manusia, proses pengambilan keputusan, serta tujuan penyelenggaraan negara.
Sistem Bisnis
Sebuah bisnis memiliki sumber daya, tenaga kerja, modal, pemasok, pelanggan, proses operasional, dan mekanisme evaluasi.
Gangguan pada satu bagian dapat memengaruhi bagian lainnya. Keterlambatan pemasok, misalnya, dapat mengurangi stok, kemudian memengaruhi penjualan dan kepuasan pelanggan.
Apa Jenis-Jenis Sistem?
Sistem dapat dikelompokkan berdasarkan berbagai sudut pandang. Salah satunya adalah berdasarkan keterbukaan dan komponennya.
Sistem Terbuka
Sistem terbuka dapat berinteraksi dengan lingkungan di luar sistem. Perubahan lingkungan dapat memengaruhi sistem, sementara sistem juga menghasilkan dampak terhadap lingkungan.
Bisnis merupakan contoh sederhana. Perubahan harga bahan baku, tren konsumen, kebijakan pemerintah, dan kompetitor dapat memengaruhi cara bisnis beroperasi.
Sistem Tertutup
Sistem tertutup merupakan konsep sistem yang interaksinya dengan lingkungan sangat terbatas atau dalam kondisi tertentu dianggap tidak dipengaruhi lingkungan secara langsung.
Dalam praktiknya, tingkat keterbukaan suatu sistem dapat berbeda-beda sehingga istilah terbuka dan tertutup perlu dilihat sesuai konteks.
Sistem Fisik
Sistem fisik terdiri dari komponen yang bersifat material atau melibatkan materi dan energi.
Contohnya adalah mesin produksi atau berbagai sistem biologis dalam tubuh.
Sistem Nonfisik atau Konseptual
Sistem nonfisik dapat berupa gagasan, konsep, aturan, prosedur, atau struktur pemikiran.
Sistem aturan dalam suatu organisasi, misalnya, tidak selalu berbentuk benda fisik, tetapi dapat mengatur bagaimana orang-orang di dalam organisasi bertindak.
Mengapa Sistem Bisa Tidak Mencapai Tujuannya?
Sebuah sistem memiliki banyak komponen bukan berarti sistem tersebut pasti berjalan dengan baik.
Sistem dapat gagal mencapai tujuan karena input bermasalah, proses tidak efisien, koordinasi buruk, kapasitas terlampaui, kontrol lemah, feedback diabaikan, atau lingkungan mengalami perubahan yang tidak diantisipasi.
Misalnya, sebuah restoran mempunyai koki yang kompeten, bahan makanan berkualitas, kasir, dan pelayan yang cukup. Namun, jika sistem pencatatan pesanan tidak terhubung dengan dapur, makanan tetap dapat salah atau terlambat.
Artinya, masalah sistem tidak selalu berasal dari satu komponen.
Sering kali, masalah justru muncul dari hubungan antarbagian.
Inilah alasan pendekatan sistem penting ketika seseorang ingin mencari akar masalah. Daripada langsung menunjuk satu bagian sebagai penyebab, seluruh rangkaian input, proses, output, feedback, dan lingkungan perlu diperiksa.
Mengapa Memahami Sistem Penting?
Memahami sistem membantu seseorang melihat suatu masalah secara lebih utuh.
Ketika nilai seorang siswa menurun, misalnya, penyebabnya belum tentu hanya karena siswa kurang belajar. Ada kemungkinan faktor metode pembelajaran, lingkungan, kualitas materi, waktu belajar, kondisi keluarga, atau feedback dari guru ikut memengaruhi hasil.
Begitu juga dalam bisnis. Penurunan penjualan tidak otomatis berarti produk buruk. Perlu dilihat apakah terjadi perubahan kebutuhan konsumen, harga, distribusi, promosi, pelayanan, kompetitor, atau kondisi ekonomi.
Dengan demikian, pendekatan sistem membantu mengubah cara berpikir dari "siapa yang salah?" menjadi "bagian mana yang tidak bekerja sebagaimana mestinya dan bagaimana hubungan antarbagian memengaruhi hasil?"
Itulah nilai praktis dari memahami sistem.
Contoh Sederhana Sistem: Kedai Kopi
Agar konsepnya lebih mudah dipahami, bayangkan sebuah kedai kopi kecil.
Elemen Sistem | Contoh |
|---|---|
Tujuan | Menjual minuman dan memperoleh keuntungan |
Input | Biji kopi, air, bahan, tenaga kerja, pesanan |
Proses | Produksi minuman dan pelayanan |
Output | Minuman, layanan, pendapatan |
Feedback | Rating, komplain, pembelian ulang |
Lingkungan | Kompetitor, harga bahan, tren konsumen |
Batas | Aktivitas operasional kedai |
Residu | Ampas kopi dan limbah lainnya |
Jika pelanggan mengeluhkan waktu tunggu yang terlalu lama, pemilik kedai tidak seharusnya langsung menyalahkan barista.
Pemilik perlu melihat keseluruhan sistem. Bisa saja masalah berasal dari jumlah pesanan yang melebihi kapasitas, tata letak peralatan, proses pembayaran, jumlah tenaga kerja, atau prosedur produksi yang terlalu panjang.
Dari sinilah terlihat bahwa sistem bukan sekadar kumpulan komponen.
Sistem adalah tentang bagaimana komponen tersebut bekerja bersama untuk menghasilkan sesuatu.
Kesimpulan
Pada dasarnya, sistem adalah kesatuan berbagai bagian yang saling terhubung, bekerja sama, dan menjalankan proses tertentu untuk mencapai tujuan.
Kunci untuk memahami sistem bukan hanya dengan menghafal komponen penyusunnya. Yang lebih penting adalah melihat hubungan antara struktur, proses, tujuan, input, output, feedback, kontrol, dan lingkungan.
Sistem juga tidak selalu berdiri sendiri. Sebuah sistem dapat memiliki subsistem sekaligus menjadi bagian dari sistem yang lebih besar.
Karena itu, ketika menghadapi suatu masalah, melihatnya sebagai sistem dapat membantu menemukan akar persoalan secara lebih menyeluruh. Bukan hanya mencari bagian yang terlihat bermasalah, tetapi memahami bagaimana seluruh bagian saling memengaruhi.
Baca Juga: Apa Itu Hujan Meteor Perseid? Fenomena Langit yang Terjadi Setiap Tahun
Baca Juga: iOS 27 Bikin Apple Photos Lebih Berguna untuk Konten Kreator, Apa Itu?
FAQ
Apa itu sistem?
Sistem adalah kesatuan berbagai komponen atau elemen yang saling berhubungan dan bekerja sama melalui proses tertentu untuk mencapai tujuan. Sistem dapat memiliki input, proses, output, kontrol, feedback, batas, dan lingkungan yang saling berkaitan.
Apa ciri-ciri sistem?
Ciri-ciri sistem antara lain memiliki komponen, hubungan antarelemen, interaksi, tujuan, struktur, proses, input, output, batas, lingkungan, mekanisme kontrol, dan feedback. Sebuah sistem juga dapat mempunyai subsistem serta kapasitas tertentu.
Apa saja unsur-unsur sistem?
Unsur sistem meliputi tujuan, input, proses, output, batas, mekanisme pengendalian, feedback, dan lingkungan. Sistem juga dapat menghasilkan residu sebagai bagian dari proses operasionalnya.
Apa contoh sistem dalam kehidupan sehari-hari?
Contoh sistem antara lain sistem pernapasan, sistem pencernaan, sistem komputer, sistem pemerintahan, sistem pendidikan, dan sistem bisnis. Masing-masing memiliki komponen yang saling berhubungan dan bekerja untuk mencapai tujuan tertentu.
Apa perbedaan sistem dan subsistem?
Sistem merupakan suatu kesatuan yang memiliki tujuan dan mekanisme kerja, sedangkan subsistem adalah bagian dari sistem yang lebih besar. Namun, sebuah subsistem juga dapat memiliki komponen dan mekanisme kerja sendiri sehingga dapat dipandang sebagai sistem dalam konteks tertentu.
Apa yang dimaksud input, proses, dan output dalam sistem?
Input adalah sesuatu yang masuk ke dalam sistem, proses merupakan aktivitas yang mengolah input, sedangkan output adalah hasil pengolahan tersebut. Dalam banyak sistem, output kemudian menghasilkan feedback yang digunakan untuk melakukan evaluasi dan perbaikan.
Apa perbedaan sistem terbuka dan sistem tertutup?
Sistem terbuka berinteraksi dengan lingkungan dan dapat dipengaruhi oleh faktor eksternal, sedangkan sistem tertutup secara konseptual memiliki interaksi yang sangat terbatas dengan lingkungan. Tingkat keterbukaan sistem bergantung pada konteks yang sedang dibahas.